面談でこんなお悩み、ありませんか？

• お客様が面談を忘れてドタキャンされる
• 面談直後のフォローメールを送るのが大変
• 面談までにお客様のテンションが下がってしまう

そのお悩み、テバナスの「任意メール設定機能」で解決できます！

この機能を使えば、面談前後のリマインダーメールやフォローメールを簡単に設定でき、業務の手間を大幅に削減できます。

1. リマインダーメールで面談忘れを防止できる
2. 面談後のフォローメールも自動で手間なく送信
3. ステップメールで面談までのテンションを高く保てる

機能紹介

任意メールはまずメールを送信するタイミングを選びます。

※2021年4月26日に任意メールに下記の送信タイプが追加されました。

・面談終了日時の○日後＋○時間後
・面談終了日の○日後の○時

面談日時の○日前の○時に送信

まず、面談日時の何日前の何時に送信するメールは、面談忘れを防止するためのリマインダーメールとして利用できます。

こちらを選択した場合には、「件名とメール本文にデフォルトテンプレートを読込」というボタンが表示されますので、最初はこのデフォルトテンプレートを利用すると作りやすいと思います。

予約申込み日の○日後の○時に送信

予約お申込日の何日後の何時は、ステップメールのような使い方ができます。

ステップメールというメールの性質上、人によって様々な内容になると思いますのでデフォルトテンプレートを用意しておりません。

自由な文面を設定することになると思いますので、左メニューにある「置換記号」を使って自由にメールを作成してみてください。

詳しい作成方法については以下の動画を参考にしてみてください。

面談終了日時の○日＋○時間後に送信するメール

面談終了日時からの経過日数＋時間でメールの送信タイミングを設定することができます。
例えば面談終了日時の０日後＋０時間後を設定すると、面談終了日時直後にあらかじめ作成した任意メールを送信することができますので、定形のサンクスメールの送信などにご利用できます。

任意メールはあらかじめ設定した内容のメールを設定した時刻に送信するメールになります。ドタキャンなどでテバナスに予約が残っている場合や、面談が予定していた終了時刻を超えた場合にも自動的にメールが送信される点にご注意ください。

面談ごとに内容の異なるサンクスメールを送信したい場合には、この任意メール機能は使わずに今まで通り個別のメール送信を行ってください。

【ご注意事項】

※フォローメールにつきましては、ベーシックプラン以上からご利用いただくことができます。

※テバナスの予約が有効な場合は設定日時にメールが送信されますので、ドタキャンやテバナス以外からキャンセルの連絡を受けた場合には必ずテバナスの予約のキャンセルを行ってください。

※メールの送信件数が多すぎるとテバナスに設定していただいているメールの送信条件を超える場合があります。メール送信に関する制限については、ご利用になっているメールサービスのサポートページでご確認ください。

面談終了日の○日後の○時に送信するメール

面談終了日から○日後の○時に送信するメールを設定することができます。
例えば面談翌日の８時、２日後の８時、３日後の８時というように、面談終了から７日後までのメール送信を設定することができますので、面談終了後の簡易的なステップメールの送信にご利用できます。

任意メールはあらかじめ設定した内容のメールを設定した時刻に送信するメールになります。ドタキャンなどでテバナスに予約が残っている場合や、面談が予定していた終了時刻を超えた場合にも自動的にメールが送信される点にご注意ください。

ステップメールのようにメール設定を利用するとテバナスからのメール送信数が多くなりますので、ユーザ様ご自身が利用されているメールの送信条件を超えないようにご注意ください。

【ご注意事項】

※フォローメールにつきましては、ベーシックプラン以上からご利用いただくことができます。

※テバナスの予約が有効な場合は設定日時にメールが送信されますので、ドタキャンやテバナス以外からキャンセルの連絡を受けた場合には必ずテバナスの予約のキャンセルを行ってください。

※メールの送信件数が多すぎるとテバナスに設定していただいているメールの送信条件を超える場合があります。メール送信に関する制限については、ご利用になっているメールサービスのサポートページでご確認ください。

任意メールが作成されるタイミング

任意メールは予約が確定されたタイミングであらかじめ作成されて送信が予約されます。

そのため、任意メールを追加した時点ですでに予約済みのスケジュールには任意メールの送信が予約されることはありません。

また、すでに予約が確定したあとに任意メールの本文を変更しても、既に作成されて送信が予約されているメールについては変更内容が反映されませんのでご注意ください。

送信が予約されているメールを編集するには、予約一覧やスケジュール一覧の[ i ]アイコンから予約詳細を開き、「メール送信履歴」の中の[予約]というピンクのラベルが付いたメールの編集ボタンから内容を変更することができます。

任意メールの停止・開始

作成した任意メールは一時的に作成を停止することも可能です。

任意メールの「停止する」ボタンで停止すると、停止されている期間に確定された予約に対してメールを予約作成しなくなります。
また停止された任意メールは「開始する」ボタンで作成を再開することができます。

この停止・再開を利用して複数パターンの任意メールを切り替えて使用したり、一時的に停止することが可能になります。

ただし、前述のとおり任意メールが作成されるのは予約が確定した時点となりますので、任意メールを停止する前に確定された予約にはメールが予約されています。予約済みのメールを削除したい場合には、予約一覧の[ i ]ボタンより予約詳細を開き、「メール送信履歴」の「予約メールを削除」ボタンより削除してください。

任意メールの送信処理について

任意メールは設定した時間に送信処理が開始されます。

tebanasuシステム全体で送信予約されたメールは順次送信を行っておりますので、同一時間帯に配信予定のメールが集中した場合には、予定された時刻よりも送信が遅れることがございます。

#リマインドメール